regolamento - AIAS - Sito ufficiale

Il presente Regolamento Generale è subordinato allo Statuto della “Società Scientifica Italiana di Progettazione Meccanica e Costruzione di Macchine” – AIAS, approvato dall’Assemblea dei Soci il 5 settembre 2019, e ne descrive le principali procedure operative, in particolare, quelle che regolano l’ammissione e l’espulsione dei soci e l’elezione e la nomina degli organi dell’AIAS e dei loro collaboratori.

1. Ammissione dei soci. Le domande di ammissione all’AIAS, indirizzate al Presidente dell’AIAS, sono presentate nelle forme indicate sul sito ufficiale dell’AIAS.

L’ammissione di un Socio, o la riammissione di un Socio dopo dimissioni o espulsione, è accettata con la maggioranza qualificata di almeno due terzi dei componenti del Consiglio Direttivo. La discussione sull’ammissione deve essere svolta nel corso della prima riunione utile del Consiglio Direttivo successivo al ricevimento della domanda di ammissione.

2. Diritti dei soci. I soci di diritto, i soci ordinari e i soci onorari, hanno tutti i diritti personali, in particolare di partecipazione alle attività assembleari e di voto, previsti dallo Statuto. Ogni Socio Collettivo può partecipare alle attività dell’AIAS tramite un massimo di tre persone, proposte dal Socio Collettivo stesso, a ognuna delle quali sono attribuite le prerogative dei soci ordinari.

1. Convocazione, validità e ordine del giorno. L’Assemblea è costituita e opera secondo quanto stabilito dai relativi articoli dello Statuto.

L’Assemblea è convocata dal Presidente mediante comunicazione sul sito dell’AIAS e via posta elettronica. Con la convocazione viene comunicato ai soci l’Ordine del Giorno, che può essere integrato con comunicazioni successive, rese note con gli stessi strumenti, fino al giorno precedente l’Assemblea. Può essere richiesta, per iscritto, al Presidente un’integrazione all’Ordine del Giorno, da almeno un sesto dei Soci oppure da almeno la metà dei membri del Consiglio Direttivo o da almeno la metà dei membri del Consiglio Scientifico.

2. Discussione e votazioni. Dopo l’illustrazione dell’argomento in discussione, il Presidente dell’Assemblea concede la parola a chi la chiede, seguendo l’ordine cronologico delle richieste. Sulla base dell’andamento della discussione, il Presidente dell’Assemblea può decidere limitazioni temporali alla durata degli interventi e la chiusura delle iscrizioni per prendere la parola.

Ogni Socio presente in Assemblea, ha la facoltà di proporre mozioni ed emendamenti su testi in votazione. Si definisce mozione la proposta di un testo da sottoporre alla discussione e alla deliberazione da parte dell’Assemblea. Si definisce mozione d’ordine una proposta di variazione dell’ordine dei lavori dell’Assemblea, un richiamo al regolamento o all’ordine del giorno o alla priorità di una votazione. Si definisce emendamento la proposta di modifica di un testo sottoposto alla discussione e alla deliberazione dell’Assemblea.

Le mozioni e gli emendamenti vengono posti in discussione secondo l’ordine di presentazione e posti in votazione sequenzialmente, a partire da quello che il Presidente dell’Assemblea ritiene essere il più lontano dal testo proposto. Al termine delle votazioni degli emendamenti, il testo eventualmente emendato è posto in votazione nella sua interezza.

Al fine di favorire il corretto svolgimento dell’Assemblea, il Presidente dell’Assemblea ha la facoltà, qualora lo ritenga opportuno, di proporre e mettere in votazione l’eliminazione di tutte le mozioni o parte di esse e degli emendamenti.

Le votazioni, con esclusione di quelle per le elezioni degli organi, avvengono di norma in forma palese, per alzata di mano. In caso di esito incerto della votazione, su proposta del Presidente dell’Assemblea, o su richiesta anche di un solo Socio, si procede mediante appello nominale. In caso di parità di voti, prevale il voto del Presidente dell’Assemblea.

In casi particolari, esclusi quelli per le elezioni degli organi, per esempio per decisioni che riguardino persone, su proposta di almeno un Socio, e comunque quando il Presidente dell’Assemblea lo ritenga opportuno, è possibile esprimere la votazione in forma segreta.

3. Assemblea ristretta. Il Presidente dell’AIAS, quando lo ritiene opportuno e sono in discussione argomenti di natura accademica riguardanti il SSD ING-IND/14, può indire un’Assemblea ristretta, riservata ai soli soci di diritto dell’AIAS. Se è svolta in concomitanza con un’Assemblea dell’AIAS, l’Assemblea ristretta inizierà alla fine della discussione di tutti gli altri punti all’ordine del giorno.

1. Allargamento delle funzioni del Presidente. I poteri, le funzioni e le prerogative del Presidente sono definite dallo Statuto. Nei casi in cui non sia possibile convocare tempestivamente il Consiglio Direttivo o l’Assemblea, e sia necessario prendere decisioni urgenti nell’interesse dell’AIAS, il Presidente può assumere determinazioni, le quali sono sottoposte alla ratifica del Consiglio Direttivo o dell’Assemblea, secondo le competenze, nella prima occasione utile.

2. Scelta del Vice Presidente e dei collaboratori del Presidente. Nella seduta di insediamento del Consiglio Direttivo, il Presidente propone un Vice Presidente, scelto fra i membri del Consiglio Direttivo stesso. Se la proposta è approvata, il Vice Presidente è nominato dal Consiglio ed è immediatamente operativo.

In caso di non approvazione, il Presidente ha la facoltà di fare una nuova proposta. Nel caso di ulteriore mancanza di approvazione da parte del Consiglio Direttivo, sia il Presidente sia il Consiglio Direttivo decadono e il Presidente indice nuove elezioni entro un mese dalla seduta di insediamento.

Nella seduta di insediamento del Consiglio Direttivo, dopo la nomina del Vice Presidente, il Presidente nomina fra i Soci di diritto dell’AIAS un Segretario, un Tesoriere e un responsabile per il sito Web (Web-Master).

Il Segretario ha il compito conservare i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo, del Consiglio Scientifico e delle Assemblee. Quando presente alle riunioni, il Segretario ha il compito di  redigere i relativi verbali e di firmarli insieme a chi presiede la riunione.  Il Segretario, inoltre, supporta il Presidente nelle attività di comunicazione verso i soci e gli organi dell’AIAS e verso l’esterno.

In base allo Statuto, il Tesoriere sovraintende alla compilazione dei bilanci, consuntivo e preventivo, e li presenta al Consiglio Direttivo e successivamente all’Assemblea dei Soci, per l’approvazione.

Il responsabile per il sito web sovrintende la manutenzione del sito, il suo aggiornamento, la gestione dell’archivio AIAS.

1. Composizione. La composizione, le funzioni, le prerogative e le modalità di elezione del Consiglio Direttivo sono definite dello Statuto.

2. Riunioni: modalità, convocazione, discussione e votazioni. Le sedute del Consiglio Direttivo possono tenersi anche per via telematica. In base all’art. 11.1 dello statuto, possono essere convocati e partecipano al Consiglio Direttivo, senza diritto di voto, se non sono membri eletti del Consiglio stesso, il segretario con funzione verbalizzante, e il tesoriere.

Nella convocazione sono indicati il luogo, la data, l’ora e la modalità della seduta, nonché la durata massima prevista, oltre la quale la seduta è aggiornata a data da destinarsi

La convocazione contiene l’Ordine del Giorno, il quale può essere integrato con comunicazioni successive, sempre mediante posta elettronica, fino al giorno precedente la seduta. Per giustificati motivi di urgenza, e se almeno la metà dei membri presenti del Consiglio Direttivo è favorevole, l’Ordine del Giorno può essere integrato anche all’inizio della seduta del Consiglio stesso.  

Nel caso in cui il Presidente ravvisi l’opportunità di ammettere alla seduta del Consiglio Direttivo o a parti di essa, persone esterne al Consiglio, i nomi di tali ospiti e le motivazioni per la loro presenza devono essere indicate nella  convocazione. I membri del Consiglio Direttivo sono tenuti a esprimere il loro parere, anche per via telematica, sulla partecipazione degli ospiti prima che questi siano ammessi alla riunione del Consiglio. Vale la regola del silenzio-assenso. La partecipazione degli ospiti non è consentita in presenza anche di un solo parere contrario. Gli ospiti non devono essere presenti nelle fasi di votazione del Consiglio Direttivo.

Il Consiglio Direttivo è convocato dal Presidente almeno due volte l’anno, una delle quali nel corso del Convegno AIAS, prima dell’Assemblea dei soci.

Qualora il Presidente ritenga opportuno registrare quanto viene detto nel corso dell’intera seduta del Consiglio, o di parti di essa, al solo scopo di fornire un supporto per la verbalizzazione, ne dà preventiva comunicazione e procede soltanto se nessuno dei presenti alla seduta si oppone.

In casi particolari, se il Presidente lo ritiene opportuno e con il parere favorevole di almeno la metà dei membri del Consiglio presenti, la votazione può essere effettuata in forma segreta.

3. Verbalizzazione. Il verbale della seduta del Consiglio Direttivo è il documento ufficiale che riporta le discussioni e certifica le decisioni a cui si riferisce. Il verbale è redatto in formato digitale e conservato a cura del Segretario, nonché pubblicato, in area riservata, sul Sito Web Ufficiale dell’AIAS.

Nel verbale sono riportati il luogo, la data, l’ora di inizio e di termine della seduta e l’Ordine del Giorno. È riportato, inoltre, l’elenco dei presenti.

Il verbale deve riportare una sintesi degli interventi. Qualora un partecipante ne faccia richiesta, il suo intervento può essere riportato testualmente nel verbale, purché il richiedente faccia pervenire il testo, in forma digitale, al Segretario entro due settimane dalla data della seduta.

1. Composizione e nomina del Coordinatore Scientifico. La composizione, le funzioni, le prerogative e le modalità di elezione del Consiglio Scientifico sono definite dallo Statuto.

Durante la riunione di insediamento, presieduta dal Presidente, il Consiglio Scientifico elegge, fra i propri componenti, escludendo il Presidente, il Coordinatore Scientifico. L’elezione del Coordinatore Scientifico può avvenire sulla base di autocandidature o di proposte da parte dei membri del Consiglio Scientifico.

2. Riunioni: convocazione, validità, discussione e votazioni. Le sedute del Consiglio Scientifico sono convocate e presiedute, di norma, dal Coordinatore Scientifico. Alle riunioni possono essere convocati: il Segretario dell’AIAS, con funzioni verbalizzanti, il Tesoriere e il Responsabile del sito web, senza diritto di voto, se non sono membri eletti del Consiglio Scientifico. Le sedute possono svolgersi anche per via telematica.

Nella convocazione sono indicati il luogo, la data, l’ora e la modalità della seduta, nonché la durata massima prevista, oltre la quale la seduta è aggiornata a data da destinarsi.

La convocazione contiene l’Ordine del Giorno, il quale può essere integrato con comunicazioni successive, sempre mediante posta elettronica, fino al giorno precedente la seduta. Per giustificati motivi di urgenza, e se almeno la metà dei membri del consiglio direttivo presenti è favorevole, l’Ordine del Giorno può essere integrato anche all’inizio della seduta del Consiglio stesso.

Nel caso in cui il Coordinatore Scientifico ravvisi l’opportunità di ammettere alla seduta del consiglio o a parti di essa, persone esterne al consiglio, i nomi Di tali ospiti e le motivazioni devono essere indicate nella  convocazione. I membri del Consiglio Scientifico sono tenuti a esprimere il loro parere, anche per via telematica, sulla partecipazione degli ospiti prima che questi siano ammessi alla riunione del consiglio. Vale la regola del silenzio-assenso. La partecipazione degli ospiti non è consentita in presenza anche di un solo parere contrario. Gli ospiti non devono essere presenti nelle fasi di votazione del Consiglio Scientifico.

Il Consiglio Scientifico è convocato dal Coordinatore Scientifico almeno due volte l’anno, una delle quali nel corso del Convegno AIAS, prima dell’Assemblea dei soci.

Qualora il Coordinatore Scientifico ritenga opportuno registrare quanto viene detto nel corso dell’intera seduta del consiglio, o di parti di essa, al solo scopo di fornire un supporto per la verbalizzazione, ne dà preventiva comunicazione e procede soltanto se nessuno dei presenti si oppone.

In casi particolari, se il Coordinatore Scientifico lo ritiene opportuno e con il parere favorevole di almeno la metà dei membri del Consiglio Scientifico, la votazione può essere effettuata in forma segreta.

3. Verbalizzazione. Il verbale della seduta Consiglio Scientifico è il documento ufficiale che riporta le discussioni e certifica le decisioni della seduta a cui si riferisce. Il verbale è redatto in formato digitale e conservato a cura del Segretario, nonché pubblicato, in area riservata, sul Sito Ufficiale dell’AIAS. Il verbale deve riportare una sintesi degli interventi dei partecipanti. Qualora un Consigliere ne faccia richiesta, il suo intervento può essere riportato testualmente nel verbale, purché il Consigliere faccia pervenire il testo al Segretario entro due settimane dalla data della seduta.

1. Avvio del processo elettivo. Le elezioni degli Organi dell’Associazione avvengono tramite votazioni a scrutinio segreto.

Le elezioni sono indette dal Presidente dell’AIAS oppure, in caso di vacatio di quest’ultimo, dal Vice Presidente, oppure, qualora anche questo non fosse disponibile, dal componente del Consiglio Direttivo più anziano anagraficamente.

Le elezioni sono indette in un intervallo di tempo compreso tra tre mesi e un mese prima della scadenza del mandato di ogni carica elettiva.

Contestualmente all’indizione delle elezioni, il Consiglio Direttivo nomina una Commissione Elettorale, formata da tre soci, a uno dei quali assegna il ruolo di Presidente della Commissione Elettorale.

2. Comunicazione delle elezioni. Il Presidente dell’AIAS comunica a tutti i Soci, per posta elettronica e tramite pubblicazione sul Sito Web Ufficiale dell’AIAS, l’indizione delle elezioni con le seguenti informazioni:

• gli organi per i quali le elezioni sono indette;

• il luogo, la data e l’ora di inizio delle votazioni;

• i nomi del Presidente e degli altri componenti della Commissione Elettorale;

• le modalità e i tempi per presentare le candidature al Presidente della Commissione Elettorale.

3. Prerogative e compiti della Commissione Elettorale. I membri della Commissione Elettorale non sono candidabili ad alcun organo dell’AIAS per le elezioni correnti.

La Commissione Elettorale:

• riceve le candidature dei soci alle cariche sociali;

• alla scadenza della data ultima per la presentazione delle candidature, accerta la candidabilità sulla base della documentazione specifica fornita dal Consiglio Direttivo;

• almeno dieci giorni prima delle elezioni, comunica al Presidente dell’AIAS e al Consiglio Direttivo l’elenco dei candidati, con l’indicazione, per ognuno di questi, dell’organo al quale è candidato, tale elenco è reso pubblico ai soci attraverso il sito Web dell’AIAS a cura del Presidente dell’AIAS;

• sovraintende alle procedure di voto;

• redige il verbale delle operazioni di voto e, per ogni organo, rende pubbliche le liste ordinate dei votati in ordine decrescente di voti ricevuti nonché le liste degli eletti;

• è automaticamente sciolta quando tutte le operazioni connesse alle votazioni e alla formazione degli organi sociali sono concluse.

4. Condizioni per candidarsi e adempimenti. I Soci possono candidarsi a uno soltanto degli Organi dell’Associazione. Nella fase di accertamento della candidabilità, la Commissione Elettorale annulla le candidature multiple.

È condizione necessaria per la candidabilità la possibilità di completare il mandato entro i termini della quiescenza.

Con la presentazione della candidatura, il candidato implicitamente si impegna a rispettare lo Statuto e i Regolamenti dell’AIAS e, salvo motivi di forza maggiore, a rimanere iscritto all’AIAS per l’intero mandato.

La candidatura deve essere presentata tramite l’apposita procedura attiva sul Sito Web Ufficiale dell’AIAS dal giorno in cui sono indette le elezioni fino alle ore 24.00 del 15° giorno prima della data delle elezioni. La procedura di presentazione delle candidature prevede che sia dichiarato l’Organo per il quale si intenda candidarsi.

Possono candidarsi alla Presidenza dell’AIAS e al Consiglio Direttivo i soli Soci di Diritto con il ruolo di professore ordinario.

Possono candidarsi al Consiglio Scientifico i Soci di diritto e i soci ordinari.

5. Esito delle elezioni. Risulta eletto alla Presidenza dell’AIAS, in prima votazione, il candidato che abbia ottenuto un numero di voti almeno pari alla maggioranza dei votanti; risulta eletto alla seconda votazione, il candidato che abbia ottenuto la maggioranza relativa dei voti; in caso di parità tra più candidati, viene indetta una votazione di ballottaggio tra i candidati a pari merito con il maggior numero di voti; in caso di parità al ballottaggio, sarà dichiarato eletto il candidato con maggiore anzianità di appartenenza all'AIAS; in caso di ulteriore parità, sarà eletto il candidato con maggiore anzianità anagrafica.

Risultano eletti al Consiglio Direttivo, i candidati che, nella relativa lista ordinata dei votati, siano collocati nelle prime otto posizioni; in caso di parità, risultano eletti i candidati con maggiore anzianità di appartenenza all'AIAS; in caso di ulteriore parità, sono eletti i candidati con maggiore anzianità anagrafica.

Risultano eletti al Consiglio Scientifico, i candidati che, nella relativa lista ordinata dei votati, si siano collocati nelle prime sei posizioni; in caso di parità, risultano eletti i candidati con maggior anzianità di appartenenza all'AIAS; in caso di ulteriore parità, sono eletti i candidati con maggiore anzianità anagrafica.

6. Operazioni di voto e comunicazione dell’esito. Il voto può svolgersi con schede cartacee o in modalità informatica.  In ogni caso, le schede per eleggere i componenti dei diversi Organi sono differenziate e riconoscibili. Le schede elettorali recano l’elenco dei nomi dei candidati, in ordine alfabetico, in modo che le preferenze possano essere espresse semplicemente spuntando il nome scelto.

Nel caso in cui il candidato alla Presidenza dell’AIAS sia unico, il Presidente della Commissione Elettorale, se lo ritiene opportuno, può chiedere all’Assemblea di procedere alla elezione per acclamazione.

Se la procedura di voto si avvale di schede cartacee,  le urne sono realizzate in modo da essere sigillate con la firma di uno dei Componenti della Commissione Elettorale e le singole schede sono validate con la firma di uno dei Componenti della Commissione Elettorale.

Se la procedura di voto si svolge con modalità informatica, le schede sono rese disponibili tramite collegamento web accessibile da qualunque dispositivo elettronico. In ogni caso, è messo a disposizione dei votanti almeno un seggio con postazione telematica adatta per il voto. Il servizio per la gestione delle votazioni deve essere scelto in modo da garantire l’anonimato del voto.

Sulle schede è possibile indicare le seguenti preferenze:

• per l’elezione del Presidente, una sola preferenza;

• per l’elezione dei componenti del Consiglio Direttivo, al massimo otto preferenze;

• per l’elezione dei componenti del Consiglio Scientifico, al massimo sei preferenze.

Le schede recanti un numero di preferenze maggiore di quanto sopra indicato sono considerate nulle.  Sono altresì considerate nulle le schede recanti altri segni oltre a quelli di preferenza dei candidati. Le schede prive di segni sono considerate schede bianche.

La Commissione Elettorale cura lo spoglio delle schede, eventualmente richiedendo l'ausilio di scrutatori.

Alla fine dello spoglio la Commissione Elettorale redige gli elenchi ordinati dei votati per ogni organo. In caso di parità di voti, la priorità nell’elenco è definita in base alla maggiore anzianità di appartenenza all’AIAS e, in subordine, alla maggiore anzianità anagrafica.

Nel caso in cui non risultino eletti tutti i Consiglieri previsti dallo Statuto, il Presidente della Commissione Elettorale, procede con una nuova operazione di voto per coprire i posti rimanenti.  Successivamente al secondo spoglio, la commissione elettorale integra gli elenchi redatti dopo la prima votazione aggiungendo in coda i votati della seconda votazione ordinati con le medesime regole di priorità.

Alla fine, la commissione elettorale redige un verbale delle operazioni di voto che comprende gli elenchi ordinati definitivi dei votati per ogni organo e gli elenchi degli eletti. Il Presidente della Commissione Elettorale comunica i nomi degli eletti ai presenti in Assemblea e scoglie la Commissione Elettorale.

Appena possibile, gli elenchi degli eletti sono pubblicati dal Consiglio Direttivo appena eletto sul Sito Web Ufficiale dell’Associazione.